Как добиться наиболее лояльного отношения сотрудников к предстоящему проекту оценки.

Чтобы оценки, основанные на ответах сотрудников (такие как наши 360 градусов и Азимут) были наиболее точными и полезными, исследование должно иметь максимальный отклик (в нем должны принять участие все или почти все приглашенные), и сами оценки должны быть максимально искренние.

К сожалению, на практике часто встречается как пассивный или активный саботаж, так и намеренное или ненамеренное искажение оценок. Конечно, система психометрики довольно успешно борется с этими проблемами (система выдает достоверные результаты, если хотя бы половина сотрудников отвечала честно), но всегда лучше получать изначально качественные данные.

Наиболее часто встречающиеся проблемы: нежелание тратить время на «пустую затею начальства», и страх, что проект оценки может как-то повредить самому себе или коллегам. Собственно, причина у всех этих проблем одна — непонимание смысла исследования, его задач, и, самое главное, пользы для самого себя.

Для того, чтобы избежать этих проблем, необходимо провести разъяснительную работу среди сотрудников, как говорится, обеспечить проекту хороший «пиар».

Мы рекомендуем следующие действия:

1. Начать информировать сотрудников примерно за две недели до проекта оценки. Разослать всем информационное письмо (см. Приложение 1).
2. Проводить оценку (как минимум, рассылать информационное письмо) должен уважаемый и авторитетный сотрудник, для небольшой фирмы — её руководитель.
3. Своевременно реагировать на все вопросы, приходящие по электронной почте.
4. Организовать обсуждение оценки на корпоративном форуме, своевременно отвечая на все вопросы.
5. Организовать очное обсуждение проекта в рабочих группах. Руководители групп должны иметь полное представление о проекте, а если что-то не ясно — задавать вопросы руководителю проекта оценки.
6. Принимать с благодарностью от сотрудников (и использовать, по мере возможности) пожелания по проекту оценки (сроки проведения, компетенции). Внимание к обратной связи вовлечет сотрудников в процесс.
7. Проект оценки надо сделать по умолчанию обязательным, но ни в коем случае не наказывать за отказ. Можно, напротив, поощрить участие небольшими бонусами в итоговом балле сотрудника.
8. Получить после проекта оценки обратную связь: насколько полезным был отчет, какие появились впечатления, вопросы, мысли, пожелания на будущее.

Мы НЕ рекомендуем:

1. Обещать, что исследование никак не повлияет на карьеру или на зарплату. Во-первых, такие заявления только обострят внимание к проблеме, а во-вторых, скорее всего, оно все же повлияет (хотя чаще всего влияет в положительном смысле — на повышения и премии).
2. Говорить, что участие добровольное, равно как и угрожать и тем более наказывать за отказ от исследования.

Вообще главным условием удачного проекта оценки является доверие сотрудников к руководству. Активность сотрудников — косвенный показатель этого доверия. Если проект натыкается на глухое неприятие, возможно, есть смысл задуматься об общем доверии в коллективе.

Приложение 1.
Пример информационного письма сотрудникам о предстоящей оценке, которая проводится впервые.

Тема: грядущая круговая оценка сотрудников в компании «Ромашка»

Дорогие коллеги!

Лучшие компании мира ежегодно проводят разнообразные оценки сотрудников.

Из них одной из лучших, и, что очень важно, нужных самим участникам является оценка «360 градусов» — в ней сотрудников оценивают те, кто знаком с их работой лучше всего: их коллеги, подчиненные, руководители, часто клиенты («360 градусов» как раз и означает всестороннюю оценку). Это не столько инструмент контроля, сколько инструмент саморазвития. Я уверен, что он нужен всем, кто заинтересован в профессиональном и личностном росте. Да и просто очень интересно знать, как тебя оценивают окружающие. Мне лично это очень интересно и важно.

Мы в нашей компании решили провести такое исследование. От вашей активности зависит качество оценки, поэтому я настоятельно рекомендую и прошу вас принять в нем участие. Это очень важно. Пожалуйста, поучаствуйте.

Что получите вы? Каждый участник получит персональный отчет с оценками и рекомендациями. Пример отчета можно посмотреть здесь.

Что получим мы все, как фирма? Рейтинги сотрудников по важным компетенциям. Причем наиболее важны именно лидеры рейтингов, эта информация будет важной (хоть и не решающей) для принятия решений о повышении. Это ещё один резон поучаствовать.

Очень важно, что все ответы — строго конфиденциальны. Исследование пройдет на портале Bss-around, и никто из нашей компании, включая руководство, не будет иметь доступа к ответам. В отчетах будут лишь усредненные оценки групп людей.

Когда проект начнется, вы получите по электронной почте ссылку, по которой вы пройдете к опроснику на сайте портала оценки. Исследование пройдет в два этапа — на первом (оценка «Азимут») вам будет предложено ответить на 16 простых вопросов о рабочих взаимодействиях с коллегами. На основе этих ответов будут автоматически составлены списки тех, кого система предложит вам оценить на втором этапе — собственно, «360 градусов».

Первый этап займет у вас минут пятнадцать, второй — не более часа. Проходить оценку можно в рабочее, оплачиваемое компанией время.

Сейчас мы выбираем несколько компетенций, по которым пройдет оценка, их полный список можно найти тут. Оценка по каждой компетенции предусматривает ответ на 8–9 вопросов о каждом человеке, поэтому, чтобы проект не был слишком трудоемким, мы будем измерять не более пяти компетенций. Если у вас есть пожелания по их выбору — пожалуйста, предлагайте. Что важнее всего знать о себе?

Пожалуйста, задавайте вопросы, высказывайте пожелания, я буду рад ответить. Мы планируем провести оценку на неделе с 1-го по 7-ое октября 2009-го года. Уверен, что в результате мы все сможем стать лучше и эффективнее!

Благодарю вас за внимание,

С уважением,
Иван Ромашкин,
Директор

Приложение 2.
Пример письма для рассылки индивидуальных отчетов сотрудникам (может быть использовано прямо в системе рассылок bss-around).

Уважаемый Иван Данилов!

Через несколько секунд Вы увидите свой индивидуальный отчет, созданный по результатам оценок Ваших коллег. Он не претендует на стопроцентную объективность — это лишь мнение окружающих. (Объективную оценку Вы всегда можете получить у руководства:)). В общем, не принимайте написанное в нем близко к сердцу — комплименты могут оказаться излишними, а критика — чрезмерной.

Тем не менее, отчет — это повод взглянуть на себя со стороны, подумать о том, что в своей работе Вы можете улучшить. Оценить, насколько эффективно Ваше взаимодействие с коллегами. Если же Ваши оценки оказались очень высокими или очень низкими — как правило, это неспроста.

Если у Вас появятся вопросы, комментарии, отзывы — я буду рад Вашим письмам. Особенно буду рад откликам о том, насколько полезным и полным Вам показался наш проект оценки. Как Вы считаете, стоит ли проводить подобные проекты в будущем?

Ещё раз благодарю Вас за участие!

С уважением,
Иван Ромашкин,
Директор